Highlights und Module von inoxisionARCHIVE

OCR Erkennung per Klick&Klick
Nach dem Scannen eines Dokumentes, z.B. einer Eingangsrechnungen, kann der Anwender per Mausfunktion die zu verschlagwortende Angabe (Belegnummer) markieren und diese mit nur einem Klick auf das gewünschte Dokumentenschlagwort übertragen. Die Zeichenerkennung per OCR erfolgt natürlich automatisiert.

Advanced OCR Erkennung mit phonetischer Technologie
Mit einer OCR Erkennung werden grafische Daten in Zeichen umgesetzt, z.B. die Belegnummer auf der soeben gescannten Eingangsrechnung. Während eine normale OCR Erkennung hierbei nur einzelne Zeichen erkennt, ist bei der für inoxisionARCHIVE erhältlichen Advanced OCR Erkennung ein Wortarchiv hinterlegt das die gescannten Zeichen auf Plausibilität vergleicht. Unabhängig hiervon beinhaltet die inoxison Advanced OCR Erkennung noch weitere Automatismen, die zu einer wesentlich höheren Erkennungsrate als bei herkömmlichen OCR Systemen führen. (Optional verfügbar)

Stapelverarbeitung und Maskenerkennung
Mit dem inoxisionARCHIVE Modul „Stapelverarbeitung“ wird das Verschlagworten von wiederkehrenden, einzuscannenden Dokumenten automatisiert. Im Detail wird hier einmalig je Belegerzeuger die Belegart definiert, wo auf dem Beleg welches Schlagwort zu finden ist, z.B. wo auf einer Eingangsrechnung von Lieferant A, die Belegnummer und das Belegdatum zu finden ist. Im weiteren wird definiert , woran man eine Eingangsrechnung des Lieferanten A erkennen kann. (Optional verfügbar)

Automatische Verschlagwortung durch Barcodeerkennung und Rückläuferbelege
Sowohl die generell enthaltene OCR Erkennung, also auch die Phonetische Advanced OCR Erkennung, können auch alle international genormten Barcode entschlüsseln. In Verbindung mit dem inoxisionARCHIVE Modul „Stapelverarbeitung“ besteht so auch die Möglichkeit, mit Barcodes erstellte Dokumente automatisch zu verschlagworten. In der Praxis kann diese Funktion auch zum Ablegen sog. „Rückläuferbelege“ verwendet werden. Gemeint sind also Belege, welche originär in Ihrem Hause erstellt und dann handschriftlich ergänzt wurden, sozusagen wieder zurück kommen. Bspw. können so vom Kunden unterschriebene Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine, im Stapel gesammelt und eingescannt werden. durch einen bereits bei Erstellung aufgedruckten Barcode erfolgt die weitere Zuordnung vollautomatisch. (Optional verfügbar)

inoxisionMAILCONNECT / eMail- und Telefaxarchivierung für Tobit David, Microsoft Exchange
Die allgemeine Zunahme des eMail Aufkommens bringt auch den Bedarf einer Archivierung der eMail-Nachrichten mit sich.
Mit dem inoxisonARCHIVE Modul Mailconnect wird der ein- und ausgehende Mailverkehr voll- oder halbautomatisch archiviert. Hierbei wird sowohl das eMail, als auch Mailanhänge mit indiziert (sofern diese in einem offiziellen/öffentlichem Format sind). Beim Recherchieren nach einer eMail, kann sowohl nach einem Textfragment aus der eigentlichen eMail sowie nach einem Textfragment aus einem Mailanhang (Word, PDF, usw.), gesucht werden.
Angebunden können alle POP3 oder IMAP fähigen Mailsysteme, wie Microsoft Exchange, Tobit David, Outlock, oder Lotus Notes werden.
inoxisionARCHIVE ermöglicht es in diesem Zusammenhang auch eingehende Telefaxe aus Tobit David oder Microsoft Exchange zu archivieren. Beim Archivieren eines Telefax wird wahlweise auch eine automatische OCR Volltexterkennung durchgeführt, hierzu ist das Advanced OCR Modul nötig. (Optional verfügbar)

Offlineclient
Mit dem inoxisonARCHIVE Modul Offlineclient wird es möglich, Teile der Archivdatenbank in einen autark einsetzbaren Client auszulagern. Welche Daten hier jeweils ausgelagert werden, ist natürlich frei selektierbar. Weiterhin können hier auch gänzlich unterschiedliche Teile des Archivs für den Offlineclient zur Verfügung gestellt werden. Der Offlineclient ist standalone z.B. auf einen Notebook einsetzbar. Die Installation einer Datenbank ist nicht nötig.

Die Einsatzzwecke sind vielfältig:

• Kundenarchiv für Mitarbeiter im Aussendienst
• Belegdaten für den Steuerberater
• Belegdaten für den Betriebs- oder Wirtschaftsprüfer
• Technische Artikelbeschreibungen für Kunden zugänglich machen
• u.v.m.